Offerten är ett juridiskt bindande dokument - ett förslag på att ingå ett avtal, där en tidsfrist är satt för hur länge erbjudandet är gällande.
 

Offertens utformning

Utformningen av offerten är mycket viktig. Kom ihåg att offerten även är en del i marknadsföringen vilket innebär att den ska följa företagets grafiska profil i övrigt, den ska vara säljande och väcka intresse, och inte minst, den ska vara strukturerad och lättläst. Till detta kommer naturligtvis att den ska vara juridiskt korrekt. 
 

Inledning

Denna punkt kan skrivas ihop till ett stycke vid mindre komplexa offerter. Vi delar bara upp det för att det ska vara lättare att se de olika ingående delarna. 

Bakgrund och beskrivning
Här beskriver du den situation kunden befinner sig i utifrån den information du har fått, vid besök, genom telefon, via informationsmaterial mm. Glöm inte att referera till denna kontakt. Denna inledande beskrivning ska visa att ni (före- tagen) har förstått varandra och att ni utgår från samma referensram, samma förutsättningar. Har du delvis missuppfattat situationen är det bra att det kommer fram redan här istället för i en eventuell framtida förhandling. 

Syftet med offerten
Syftet med offerten är att kunden vill uppnå någonting (ett ökat produktionsmål, en ökad kunskap hos säljkåren, skaffa en e-handelssida på Internet etc.), och att ditt företag kan tillgodose detta på ett visst sätt. 

Analys av kundens behov
Utifrån den information du fått och den du själv skaffat gör du en analys av kundens behov. Din behovsanalys ligger till grund till varför ditt offertförslag ser ut som det gör. Var noga med att betona och utveckla det som du vet, eller tror dig veta, är kundens viktigaste bedömningskriterier d v s de faktorer som kunden kommer att fästa störst vikt vid när han fattar beslut om köp.
 

Offertförslag

Förslag till lösning
Här beskriver du ditt företags förslag på hur kundens behov skall tillfredställas. Gör det på ett sådant sätt att det är lätt att förstå och att följa. Det kan många gånger vara bra att ställa upp förslaget i punktform och då naturligtvis i en logisk ordning.

Argumenten för den valda lösningen
För det mesta finns det alternativa lösningar för kunden. Var noga med att påpeka vilka fördelar kunden får med ditt förslag. Beskriv t ex inte din produkts egenskaper i första hand, utan istället vilka fördelar kunden kommer att få med den och att kundens behov kommer att uppfyllas.

Var försiktig med att skriva allt för mycket. Välj ut de viktigaste argumenten, de som är viktigast mot just denna kund. Kanske har du utfört en jämförande test mot konkurrenterna eller har tidigare nöjda kunder som du kan referera till. 

Tidplan för genomförandet
Ge kunden en tidplan för när olika saker ska ske och vara genomförda. Tid- planen i sig själv kan många gånger vara ett starkt argument för att få ordern.
 

Offertvillkor

Krav på kunden - kundens medverkan
Många gånger måste det säljande företaget ställa krav på kunden för att pro- dukten eller tjänsten ska kunna levereras på föreslaget sätt. Ska en maskin eller utrustning installeras krävs kanske att kunden tagit bort den gamla, flyttat en vägg, förstärkt golvet, ger operatörerna tillräckligt med tid för utbildning etc. Vid t ex en utbildningstjänst krävs kanske att företaget ställer upp med lokaler, teknisk utrustning, ser till att samtliga som ska utbilda sig finns närvarande och inte behöver gå ifrån för att sköta andra sysslor. 

Detaljerad offertbeskrivning (kan kombineras med pris)
Var noga med att göra en detaljerad beskrivning av vad som ingår. Säljer du en produkt kan det vara modellbeteckningen, färg, prestanda, andra viktiga egen- skaper etc. Vilka kringtjänster som ingår t ex installation, utbildning, under- hållsservice, försäkring.

Om företaget säljer en tjänst är det mycket viktigt att detaljerat beskriva vad som ingår. Det kan vara viktigt att tala om vem eller vilka som utför tjänsten, hur utförandet ska ske och antalet timmar som krävs. Platsen för tjänstens utförande kan också vara viktigt. Ge även förslag på eventuella tillägg som kan förstärka kundens möjligheter ytterligare. 

Pris
Specificera den totala kostnaden i dess olika delar så att det lätt går att se vad för pris som avser varje del. Tala om hur priset debiteras, per timme eller per dag, som en total summa då allt är utfört. Låt det tydligt framgå vad kundens totala kostnad med erbjudandet blir. Specificera exklusive och inklusive moms.

Faktureringsvillkor
Här beskriver du vilka betalningsvillkor du har, t ex 30 dagar netto. Om inte räntelagen skall gälla vid dröjsmål kan du här specificera vad som gäller vid dröjsmål, räntans storlek etc. 

Leveransvillkor
Under denna rubrik beskriver du hur saker och ting ska levereras och vilka villkor som gäller för detta. Finns en mängd standardkoder för detta (Incoterms) som talar om vem av säljaren eller köparen som betalar transporten, försäkringen, med andra ord vilket företag som tar risken i olika faser under transporten. 

Offertens giltighetstid
Tala om hur länge detta erbjudande står fast till kunden. Om kunden accepterar offerten efter utsatt datum innebär det juridiskt som ett avslag förenat med ett nytt anbud. 

Lämnade garantier
Det finns ingen lag på att lämna garantier, utan det är ett frivilligt åtagande från säljarens sida. I konkurrens med andra företag kan ett garantiåtagande vara det som gör att kunden väljer just ditt företag. För att garantin skall gälla får det inte ställas oskäliga villkor på kunden. 

Ansvar
Varje parts ansvar för olika delar av genomförandet. Du som säljare ansvarar t ex för att dina anställda är fullt försäkrade och har den kompetens som krävs. Kanske är du återförsäljare åt något företag och måste specificera om det är du eller det företag du säljer åt som har ansvaret för vissa delar. 

Sekretess (nyttjanderätt, äganderätt, copyright mm)
Kan även vara nödvändigt med regelrätta sekretessavtal. Genom att utföra något åt kunden kommer du kanske i kontakt med känslig information som inte får föras vidare av t ex konkurrensskäl. Är du t ex konsult och lämnar ifrån dig eget tryckt material, utvecklade dataprogram etc är det många gånger viktigt att detta inte sprids vidare. 

Skadeståndsfrågor 
Vilket skadestånd ska utgå vid avbeställning, hävning av köp. På vilket sätt kunden kompenseras vid leveransförsening etc. Punkten gäller helt enkelt vilken skada som åsamkas den ena eller andra parten då "någonting gått snett". 

Lösning av tvist
Hur en framtida eventuell tvist ska lösas. Vid allmän domstol eller i skiljenämnd.

Bilagor
Om du hänvisar till olika dokument i texten bör du även bifoga dessa som bilagor. Det kan vara produktfakta, marknadsundersökningar, statistiskt material etc.
 

Avslut

Formalia
En del formalia måste också ingå i offerten. Självklart parternas namn med organisationsnummer alternativt personnummer, företagens säte d v s adress, samt telefonnummer. Kan vara lämpligt att hänvisa till olika kontaktpersoner beroende på offertens innehåll.

Underskrift med ort och datum avslutar.
 

Upp