Att ställa ut och att sälja sin produkt/tjänst på en mässa kan betraktas som en modern variant av torghandel. Det är ett både klassiskt och rationellt sätt att nå sin målgrupp. 
 

Förberedelsen

Projektledare

Det första som bör göras är att utse en person som har ansvar för mässan. Vid ett större mässdeltagande kan det vara lämpligt att utse en projektgrupp. Projektledaren är den som samordnar aktiviteten och det är viktigt att veder- börande utses så tidigt att planering kan genomföras på ett bra sätt. Exempel på lämpliga arbetsuppgifter för projektledaren eller projektgruppen kan vara följande:

• Inhämta all nödvändig mässinformation som t ex möjlighet till monter- mått, takhöjd, tillgång till el eller diverse annan teknisk försörjning, last- och lossningsmöjligheter, besöksvägar, tidsuppgifter, prisuppgifter.
   
• Vilka externa resurser finns att tillgå t ex externa konsulter, monter- byggare, leverantörer av olika inredningsdetaljer, säljorganisationer, branschstöd.
   
• Vilka interna resurser finns att tillgå t ex budget, personal med mäss- erfarenhet, tidigare använt mässmaterial, tidigare mässdokumentation, reklammaterial.
   
• Planera aktiviteter fram till och under mässan. Marknadsförings- och säljaktiviteter. Mässmaterial - reklamproduktion av t ex skyltar, foldrar, kataloger. Ordna inbjudningar och ha presskontakter. 
   
• Boka monter och teknisk försörjning, kontraktera monterbyggare, tran- sport av varor och material, försäkringar, boka plats i utställarkatalog mm.
   
• Göra en kostnadskalkyl, tidplan och bemanningsplan. Utbilda säljare eller annan monterpersonal. Arrangera personalens resor och boende.
   
• Följa upp och detaljjustera under hela processen. 
   

Mål

Självklart är att mässdeltagandet på ett eller annat sätt ska leda till ökad försäljning. Målsättningen behöver inte enbart innebära en viss försäljningsvolym under själva mässdagarna utan det finns även andra mätbara mål som kan vara lika viktiga. Betrakta gärna mässan som en kampanj med mål, tidsperiod och budget. 

När det gäller målen ska de vara realistiskt satta och mätbara. De kan delas upp i Säljmål och Icke Säljmål. Målen kan gälla både nya potentiella kunder och redan befintliga kunder. 
 

Budget

Gör en kostnads- och intäktsbudget. Det är viktigt att företaget inte "avsätter" en summa pengar för deltagande på en mässa. Utgå istället från de mål som företaget ställt upp och gör en budget utifrån detta. Om kostnaderna förväntas överstiga de "intäkter" som mässan beräknas ge (direkt och på sikt) bör man fundera över om inte pengarna kan användas till något mer lönsamt. Naturligtvis är det svårt att mäta all den nytta som ett deltagande kan ge - men det gäller att försöka beräkna detta så realistiskt som möjligt. 
 

Tidplan

För att allt ska flyta smidigt och finnas på plats i tid krävs en detaljerad tidplan. Vid deltagande i en större mässa kan det krävas 6 månader upp till ett års planering. Redan när företaget har beslutat sig för att deltaga på en viss mässa gäller det att börja planlägga. Ju närmare mässtarten desto detaljrikare tidplan. 
 

Kontakta kunder före mässan

Självklart ingår företagets mässaktiviteter som en del i den ordinarie mark- nadsföringen. Kontakta både dina vanliga kunder och potentiella kunder genom säljbrev. Tala om att företaget kommer att deltaga i en mässa, vad du kommer att visa och erbjuda där, hälsa dem välkomna och bifoga gärna en entrébiljett. Kanske kan det vara läge att arrangera en kollektiv kundresa till mässan. 

Annonsera också i exempelvis facktidningar för att tala om mässdeltagandet. Större och viktigare kunder bör man boka tid med, kanske i kombination med middag, teater, konsert eller dylikt. 

Pressen är viktig. Kontakta journalister i god tid och berätta om de nyheter företaget kommer att presentera. Glöm inte att tala om vilka kontaktpersoner de kan vända sig till. Gör i ordning material till journalisterna innehållande produkt- bilder, kortfattade texter mm. En mässa är en naturlig plats för branschpressen och det gäller att bearbeta den. 

Förbered redan nu material som ska användas under och efter mässan som t.ex. kontaktkort som fylls i under själva mässan, offertmallar, tackkort eller tackbrev. Kunderna är bara "heta" en kort tid efter mässan och både ditt företag och dina konkurrenter vill ju "vara först". Planera och förbered därför så mycket som möjligt.
 

Upp