Organisera, bli effektivare
	Nyckeltal
	Kassaflöde
	Fakturaservice
	Inkasso
	e-posthantering
	e-postmarknads- föring
	Via sökmotorer
	Relationer med kunden
	PR Public Relations
	Datorer och programvara
	Hälsa
	Innehåll
	Hela expowera

  

 

Expoweras bokhandel
	Marknadsförings- böcker
	Försäljningsböcker
	Internetböcker
	Chefsböcker
	Starta eget
	Ljudböcker

  

 
Dokumentmallarna alla företag behöver, sök på DokuMera
t.ex. inom:
Affärsjuridik
Brandskydd
Budgetering
Kalkylering
Finans
Företagssäkerhet
Försäljning
Marknadsföring Informationssäkerhet Outsourcing
Personal
Privat
Produktsäkerhet Produktutveckling
Redovisning
Skatter
Styrelsearbete  

Hur mycket tid lägger du ned på e-posthantering?

Ett flertal undersökningar under de senaste åren visar att vi lägger ned mer och mer tid i hanteringen av e-post, vilket naturligtvis inte är så konstigt. Vore det tid som "utnyttjas rätt" och leder till ökade vinster i form av tidsbesparing, jämfört med något som tidigare utförts, är allt naturligtvis bra och alla är nöjda och glada - men så är inte alltid fallet.

Det som kommit mest i fokus är alla oönskade mejl som dräller in och all den tid som går åt till att sortera bort dessa ur den inkomna e-posten. Men det finns en hel del andra "tidstjuvar" som gör att e-posthanteringen tar längre tid än nödvändigt.

Låt mig dock säga att e-post är väldigt bra - då det utnyttjas på rätt sätt. Det är ju i grunden som ett vanligt brev, som dock befordras på ett ögonblick mellan sändare och mottagare. Brevet är långt eller kort, kan innehålla bilagor etc. Naturligtvis har och kommer e-posten att utvecklas längre än det vanliga brevet. Men e-post är inte interaktivt d.v.s. en direkt dialog mellan sändaren och mottagaren som t.ex. ett telefonsamtal. Genom sin enkelhet och stora kapacitet går det att "ösa ut" information och meddelanden vilket ger både positiva och negativa effekter. Något man börjat prata om är "mejlstress" - då innehållet i inkorgen bara växer och växer…

Innan du läser vidare tycker jag att du ett ögonblick ska fundera på din egen e-postsituation. Får du mycket e-post/skickar mycket? Hur stor andel är "onödig" e-post? Hur mycket tid lägger du ned varje dag på hanteringen? Hur stor del av denna tid känns som "onödigt arbete"? Hur många arbetsdagar blir det på ett år? Var nu ärlig - den tid du tycker är "riktigt arbete" är det verkligen det? Inga privata brev (om du arbetar i ett företag), onödigt långa brev, du läser alla bifogade filer noga för att inte missa något…?
 

Hur skriver du dina e-postmeddelanden?

Är du den som författar långa texter utan styckeindelning, där den som läser kanske missar budskapet, eller budskapen om du blandar in flera ärenden. Bifogar du en massa filer som "kan vara bra att ha" för den som läser meddelandet? Eller skriver du så kort att den som får e-posten måste skriva tillbaka (ringa upp) och fråga vad det är du egentligen vill? Ytterligheter naturligtvis - men tänk efter hur du gör och på vilket sätt andra gör.

För att kunna sortera, lätt kunna svara m.m. bör du bara ha ett ärende per skickad e-post. Måste du ha fler, se till att de är klart avgränsade, gärna markerade som A, B, C o.s.v. vilket gör det lätt att svara.

Lär dig skriva kort och koncist. Använd rubriker som tydligt visar ärendet. Korta stycken. Se till att det finns luft mellan styckena. Tala om vilka filer som bifogas och varför.

Arbetar du i ett företag eller organisation med många medarbetare kan det vara bra att i början tala om vad som förväntas av läsaren. Svara snarast, åtgärda, för din kännedom etc.

Sluta meddelandet med din signatur eller namn. Då vet mottagaren att meddelandet är slut. Är självklart när man skickar e-post externt - men glöm det inte vid intern kommunikation i företaget.

Innan du trycker på "skicka" ska du läsa igenom det du skrivit. Är det strukturerat och tydligt, kan något missuppfattas, är det personligt hållet, har du talat om vad som förväntas av mottagaren etc?
 

Använder du ämnesraden?

Utnyttja ämnesraden för att informera om meddelandet/ärendet. Gör du det på rätt sätt spar du tid åt mottagaren. Skriv inte bara mötesprotokoll utan "Mötesprotokoll, planeringsmötet 20050215". Genom att använda ämnesraden för information ger du mottagaren möjlighet att snabbt sortera e-posten.

Arbetar du på ett större företag kan ni ju komma överens om olika koder/namn som ska stå i ämnesraden. Naturligtvis är inte alla e-postmeddelanden lika viktiga, även om vissa tycks tro det, så "Akut", "Brådskande", "För kännedom", "Information" är några exempel på ämnesrubriker. Detta underlättar hanteringen för er alla genom att det snabbt går att få överblick på den inkommande e-posten och förenklar vidare sortering och hantering.
 

Vem ska ha e-posten?

Låter kanske som en dum fråga. Men börja nu tänk efter - om du får en e-post, vidarebefordrar du den då ibland till kollegor? Vet du verkligen att dina kollegor är intresserade, att det är något de behöver för sitt arbete, nödvändig eller intressant information för dem etc. Kanske är det på det viset att du vill "bli av" med ett ärende och skickar det vidare för att låta "någon annan" ta hand om ärendet. Denna "någon annan" har inte med ärendet att göra och skickar det i sin tur vidare. Gör därför klart med vem det är som ska göra vad.

Om du ingår i en "mejlgrupp" och får ett meddelande som du ska svara på - tänk efter innan du klickar på "Svara alla". Kanske är det bara en eller två som är berörda av ditt svar, låt då de andra slippa läsa onödig e-post.
 

Vet du om den du skickat e-post till läser meddelandet?

Ibland kommer vanliga brev bort. Detta händer också med e-post. Även om e-posten kommer fram är det inte säkert att den öppnas och läses. Det behöver inte bero på ovilja hos mottagaren utan kan ha sådana naturliga orsaker som att vederbörande är på tjänsteresa, konferens, tillfälligt sjuk, semester eller något annat.

Du kan alltid begära ett läskvitto - vilket inte innebär att mottagaren verkligen läst allt. Själv tycker jag att det bästa är att skicka en kort "blänkare" till avsändaren om att jag t.ex. "Återkommer i ärendet", "Kommentarer kommer senare när jag hunnit läsa materialet" etc. Naturligtvis behövs inte en återkoppling som denna ske på all e-post.

Vän av ordningen tycker naturligtvis att detta skapar än mer e-posttrafik, vilket det självklart gör, men om man ser till helheten kan detta vara att föredra.

Om du är borta en "längre" tid och inte kan sköta din e-post, ta då för vana att lägg in ett autosvar till avsändaren/avsändarna med uppgifter om när du väntas tillbaka.
 

Låter du dina e-postmeddelanden fyllas med bifogade filer?

Visserligen får fler och fler tillgång till riktigt bredband, men för den skull behöver man inte göra allt för att fylla "överföringslinan" med trafik. Även om det är enkelt för dig att bifoga en stor excelfil - där mottagaren kanske bara är intresserad av ett diagram - kan det skapa irritation hos mottagaren. Är det på det viset att mottagaren inte har bredband blir det garanterat frustration. Bilder har också en tendens att bli väldigt stora om inget görs åt dem.

Var alltså lite återhållsam när det gäller bifogade filer. Tänk efter om mottagaren verkligen är i behov av dem - och då i ett oredigerat skick.

Ett bra alternativ till att skicka bifogade filer är att lägga dem på ett intranät. Mottagaren får en adress (länk till en fil) där han kan hämta/läsa filer efter behov.
 

Har du ordning på både inkommande och skickad e-post?

Låter du all din e-post ligga kvar i inkorgen? Kanske inte det effektivaste sättet att hantera e-posten på. Sortera in din post i olika mappar efter det att du läst den. Vad mapparna ska heta beror på din verksamhet, arbetsuppgifter mm. Någon mapp med "Åtgärdas" eller liknande är alltid bra att ha innan e-posten arkiveras för senare behov.

Även skickad e-post är lämplig att sorteras i mappar - t.ex. mappar för olika kunder, olika projekt.

Sortera bort "gammal" e-post. Låt bifogade filer hamna på andra ställen på hårddisken än i ditt e-postprogram. Ditt e-postprogram har annars en tendens att "svälla" och bli svårt att hitta i. Kommer du ihåg vilket e-postmeddelande som innehåller sökta bifogade filer efter en vecka, en månad?

Glöm inte heller att ta backup på din e-post med jämna mellanrum.
 

Är du alltid "e-posttillgänglig"?

Vill du verkligen bli mejl-stressad ska du låta e-postprogrammet vara på hela tiden, läsa inkomna meddelanden så fort du hör ett "pling" och avbryta allt annat för att svara fortast möjligt. Du blir inte bara stressad - du blir väldigt ineffektiv också. Varje gång du blir avbruten i det du håller på med tappar du tempo eftersom det tar tid att samla tankarna och åter komma igång med det du höll på med innan.

Planera din dag så att du har tid för att både svara på och sortera e-post. En olämplig tid för detta är innan det är dags att gå hem. Du har kanske en tid att passa (hämta barn på dagis, spela tennis med en kollega, hinna till pendel- tåget), du ska handla etc. vilket gör att du är stressad. Resultatet av detta blir ogenomtänkta svar eftersom du inte kan koncentrera dig ordentligt, inte hinner läsa e-postmeddelandet eller underlagen ordentligt.

Lämpliga tidpunkter kan t.ex. vara direkt på morgonen, efter lunch och efter eftermiddagsfikat.
 

Är ni flera i företaget - gör en e-postpolicy.

I större företag är mycket av e-posten intern. Det är därför lämpligt att utforma en e-postpolicy eller en informationspolicy. Punkt nummer ett i en sådan policy är att alla ska ha samma e-postprogram. Punkt nr två att alla ska kunna hantera e-postprogrammet och använda det effektivt. I övrigt bör policyn innehålla regler om sådant som beskrivits ovan - hur man skriver tydligt, antal ärenden per mejl, hur e-posten kan kodas, hur grupputskick ska hanteras etc.
 

Nyhetsbrev - information till personalen.

Är du ansvarig för en avdelning, ett företag, är det lätt att meddela sig med medarbetarna genom e-post. Har du information som riktar sig till de flesta är det många gånger bättre att utforma det som ett nyhetsbrev, placera det på intranätet, och om nödvändigt skicka en "blänkare" i ämnesraden till medarbetarna om att det finns ett nytt nyhetsbrev tillgängligt.
 

Några enkla sätt för att minska volymen skräppost.

• Ha en e-postpolicy.
   
• Använd ett spam-filter (finns oftast hos webbleverantören).
   
• Använd ditt e-postprograms möjligheter att sortera bort t.ex. reklam genom att bl.a. skapa regler. En sådan regel kan vara att stoppa e-post som innehåller bifogade filer med ändelserna *.vbe, *.js, *.bat, *.pif, *.wsf o.s.v.
   
• Använd flera e-postadresser. Ha en e-post på din webbplats eller liknande. Den "stjäls" garanterat av spam-företag. Ha en annan e-postadress för internt bruk. Är du ute och surfar och måste få tillgång till information genom att uppge din e-postadress - använd då en "skräppost" enbart för sådana ändamål.
   
• Gör inte misstaget att svara på spam-mejl eller be att få bli borttagen från en utskickslista. Datorn som skickar spam-mejlen upptäcker då att e-postadressen fungerar vilket resulterar i ännu fler spam.
   

Till sist

Ibland är telefonen ett både snabbare och effektivare sätt att kommunicera på.
 

Anpassad sökning

Anpassad sökning

Upp